Viestintäsuunnitelma

1 LÄHTÖKOHDAT
2 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUU
3 VIESTINNÄN KANAVAT
3.1 Ratkaisuja koskevat tiedotteet ja oikaisut
3.2 Yksittäistä asiaa koskevat kyselyt
3.3 Tutkijat ja muut oikeudellisen tiedon tarvitsijat
3.4 Internet
3.5 Asiakaspalvelupääte
3.6 Toimintakertomus
3.7 Vierailut ja hovioikeuden esite
4 ERITYISTILANTEISSA TIEDOTTAMINEN
5 SISÄINEN VIESTINTÄ
6 VIESTINNÄN TULOSTEN ARVIOINTI

1 LÄHTÖKOHDAT

Viestintä ja siihen liittyvä asiakaspalvelu kuuluvat hyvän tiedonhallinnan ja tiedonsaannin periaatteiden mukaisesti hovioikeuden toimintaan. Viestinnän tavoitteena on varmistaa, että hovioikeuden toiminta ja tehtävät tunnetaan ja ratkaisut ymmärretään oikein. Viestinnän vastaanottajat odottavat hovioikeudelta ammattitaitoista, asiallista, sisällöltään oikeata sekä ystävällistä viestintää ja kohtelua. Kysymys on paljolti siitä, miten asiointi hovioikeudessa toimii.

Kirjaamo on usein ensimmäinen paikka, johon hovioikeuden ratkaisutoiminnasta tietoa haluavat ottavat yhteyttä. Heitä ovat ennen kaikkea asianosaiset, asianajajat ja muut lakimiehet sekä tiedotusvälineet ja jossain määrin myös opiskelijat.

Käytännössä myös hovioikeudessa toimitettavat pääkäsittelyt ja niistä tiedottaminen ovat tärkeä osa hovioikeuden viestintää.
Pääkäsittelyjen puheenjohtajuuden ja muun asiakaspalvelun tulee olla ammattitaitoista.

2 VIESTINNÄN ORGANISOINTI JA VASTUU

Viestinnän asianmukaisuudesta vastaa hovioikeuden presidentti.

Käytännön viestinnän koordinoinnista, suunnittelusta ja seurannasta vastaavat kansliapäällikkö ja informaatikko.

Viestinnän toteuttamisesta vastaavat myös hovioikeudenlaamannit, kokoonpanojen puheenjohtajat, valmistelusta vastaavat jäsenet, kirjaamo ja hovioikeuden muu henkilökunta jäljempänä tarkemmin määritellyin tavoin.

3 VIESTINNÄN KANAVAT

3.1 Ratkaisuja koskevat tiedotteet ja oikaisut

Perussääntö on, että hovioikeuden ratkaisut on kirjoitettava niin selkeästi, ettei niitä tarvitse selittää. Asiantuntemattomankin lukijan on saatava selvää ratkaisusta: kielestä, oikeudellisesta ja tosiseikastollisesta perustelusta sekä lopputuloksesta.

Hovioikeus pyrkii tarvittaessa palvelemaan tiedotusvälineitä antamalla yleistä mielenkiintoa herättäneissä ja yhteiskunnallisesti merkityksellisissä asioissa selkeän tiedonannon laajoista, oikeudellisesti tai teknisesti vaikeasti ymmärrettävistä ratkaisuistaan.

Ennen kuin mahdollinen tiedote saatetaan julkisuuteen, hovioikeuden ratkaisun antamisesta ilmoitetaan asianosaisille tai heidän asiamiehilleen hovioikeuden asiakaspalveluohjeissa sekä ratkaisujen sähköiseen muotoon tallentamista ja sähköisesti tiedottamista koskevan kirjaajan laatiman muistion mukaisesti.

Yksittäistä ratkaisua koskeviin sisällöllisiin tiedusteluihin vastaavat ensisijaisesti valmistelusta vastaava jäsen ja toissijaisesti puheenjohtaja. Tarvittaessa tiedusteluihin vastaavat myös kansliapäällikkö ja presidentti.

3.2 Vireillä olevia asioita koskevat kyselyt

Kirjaamo vastaa asianosaisten ja asiamiesten asian käsittelyvaihetta koskeviin tiedusteluihin hovioikeuden atk-pohjaiseen asianhallintajärjestelmään tallennettujen tietojen perusteella. Tarvittaessa kirjaamo ohjaa asiakkaan puhelun tilanteesta riippuen asian esittelijälle, valmistelusta vastaavalle jäsenelle, osastokansliaan tai kansliapäällikölle. Tämä edellyttää poissaoloista ilmoittamista, HelpNetin käyttöä ja sitä, että puhelut siirretään tarvittaessa toiselle henkilölle sekä että soittopyyntöihin aina vastataan.

Osastokanslioihin tulevien tiedustelujen suhteen menetellään vastaavasti.

3.3 Tutkijat ja muut oikeudellisen tiedon tarvitsijat

Hovioikeus toimittaa jäljennökset kaikista ratkaisuistaan Turun yliopiston oikeustieteelliselle tiedekunnalle ja jäljennökset riita-asioissa antamistaan ratkaisuista Helsingin yliopiston oikeustieteelliselle tiedekunnalle.

Kirjaamosta voi tilata jäljennöksiä hovioikeuden ratkaisuista tai tutustua niihin siellä. Julkisuuslainsäädännön rajoitukset on kuitenkin otettava huomioon jäljennöksiä ja tietoja annettaessa.

3.4 Internet

Kouvolan hovioikeuden kotisivut otettiin käyttöön huhtikuussa 2002. Sivuilta saa muun muassa seuraavia tietoja:

• hovioikeuden sijainti ja yhteystiedot
• hovioikeuspiiriin kuuluvat alueet
• miten hovioikeus toimii
• tietoja henkilökunnasta ja organisaatiosta
• yhteystietoja muihin tuomioistuimiin
• tiedotteita ajankohtaisista asioista
• tilastoja

3.5 Asiakaspalvelupääte

Hovioikeuden kirjaamossa on asiakaspalvelua varten itsepalvelupääte. Tuomioistuinten kyselykäyttöjärjestelmän (KYÖSTI) avulla asiakkaat voivat selailla sähköisessä muodossa olevia tuomioistuinten julkisia diaaritietoja. Järjestelmä sisältää muun ohella Kouvolan hovioikeuden diaareihin kirjattujen asioiden perustiedot, asianosaisten nimet sekä tiedot asioiden käsittelyvaiheista ja asioiden ratkaisutiedot. Järjestelmässä ovat korkeimpaan oikeuteen ja hovioikeuksiin 1.1.2001 lukien saapuneet asiat sekä tietoja eräiden muiden tuomioistuinten asioista. Tiedot päivitetään kerran vuorokaudessa. Mikäli asiakas haluaa tutustua ratkaisuun liittyviin asiakirjoihin, hän voi pyytää niitä nähtäväksi asianomaisen tuomioistuimen kirjaamossa tai tilata maksulliset jäljennökset asiakirjoista.

3.6 Toimintakertomus

Hovioikeus julkaisee alkuvuodesta edellisen vuoden toimintakertomuksen. Ensimmäinen toimintakertomus laadittiin vuodelta 1998. Toimintakertomus sisältää presidentin puheenvuoron, henkilöstökatsauksen ja lainkäyttötoimintaa koskevia tilastotietoja sekä muuta tietoa hovioikeuden toiminnasta. Toimintakertomus jaetaan hovioikeuden koko henkilökunnalle, myös eläkkeelle siirtyneille. Lisäksi se lähetetään oikeusministeriölle, korkeimmalle oikeudelle, muille hovioikeuksille, Kouvolan hovioikeuspiirin käräjäoikeuksille ja käräjäoikeuspaikkakuntien suurimmille sanomalehdille, valtioneuvoston oikeuskanslerille ja eduskunnan oikeusasiamiehelle, Kouvolan hallinto-oikeudelle, Kouvolan kaupungille ja eräille muille tahoille.

3.7 Vierailut ja hovioikeuden esite

Hovioikeudessa vierailee vuosittain joitakin ryhmiä. Vierailut ovat tärkeä viestinnän muoto. Ne osaltaan antavat kuvan oikeudenhoidosta ja hovioikeudesta. Niissä palautteen saa välittömästi ja epäselviä asioita voi selventää heti.

Kouvolan hovioikeudesta ja tuomioistuimista yleisesti kertovaa esitettä on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

4 ERITYISTILANTEISSA TIEDOTTAMINEN

Erityistilanne tarkoittaa normaalioloissa esiintyvää häiriötilannetta, missä tiedontarve kasvaa tai tiedotusilmapiiri muuttuu nopeasti.

Erityistilanteissa tiedottamisen vastuuhenkilöistä ja organisoinnista päättää hovioikeuden presidentti. Tehostettua viestintää edellyttävissä tilanteissa noudatetaan oikeusministeriön 17.5.2006 antamaa ohjetta.

5 SISÄINEN VIESTINTÄ

Tavoitteena on, että henkilöstö tietää tuomioistuimia koskevat oikeudenhoidon keskeiset asiat, hovioikeuden toimintaperiaatteet ja velvoitteet sekä työhönsä vaikuttavat järjestelyt ja niiden muutokset. Sisäisellä viestinnällä pyritään osaltaan myötävaikuttamaan siihen, että hovioikeuden koko henkilökunta on motivoitunutta ja kokee työnsä mielekkääksi sekä että työilmapiiri on avoin, keskusteleva ja tasa-arvoinen.

Uusille työntekijöille annetaan työhön ja taloon perehtymiseen tarvittavaa opastusta ja kirjallista aineistoa.

Sisäisen viestinnän pääasiallisia kanavia ovat sähköinen ilmoitustaulu ja kalenteri. Tarvittaessa käytetään myös sähköpostia ja kirjallisia tiedotteita. Muutaman kerran vuodessa järjestetään henkilökunnalle suunnatut tiedotustilaisuudet ja henkilöstöryhmittäiset keskustelutilaisuudet yhdessä presidentin ja kansliapäällikön kanssa. Tärkeä viestinnän kanava on myös yhteistyökomitea, jossa eri henkilöstöryhmillä on edustajansa.

Hovioikeudessa ilmestyy henkilöstölehti Harmaa Aavistus. Lehti jaetaan henkilökunnan lisäksi hovioikeuden palveluksesta eläkkeelle siirtyneille ja oikeusministeriön Kouvolan maksukeskuksen henkilöstölle sekä niille hovioikeuspiirin käräjäoikeuksille, jotka ovat sitä toivoneet.

Henkilökunnan kuuluu kertoa tiedottamisessa koettavista puutteista ja tiedottamisen kehittämisestä.

Työn järjestämiseen liittyvistä asioista käydään henkilökunnan kanssa suunnittelun ja päätöksenteon edellyttämät keskustelut. Päätöksistä kerrotaan kunkin asian edellyttämällä tarkoituksenmukaisella tavalla presidentin ja kansliapäällikön tiedotteissa ja ilmoituksissa, henkilökunnan tiedotustilaisuuksissa, osastojen kokouksissa ja pysyväismääräyksissä. Tarvittaessa nämä tallennetaan sähköiselle ilmoitustaululle ja tarpeen mukaan tiedot voidaan toimittaa henkilöstölle tai sen osalle myös paperikopioina. Presidentin päätösluettelo julkaistaan sähköisellä ilmoitustaululla ja on nähtävillä myös toisen kerroksen ilmoitustaululla. Viranhakua koskevat ilmoitukset ovat esillä hovioikeuden ilmoitustauluilla ja internetissä.

6 VIESTINNÄN TULOSTEN ARVIOINTI

Viestinnän tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain. Tarpeen mukaan suunnitelmaa muutetaan ja täydennetään.

Tämä viestintäsuunnitelma korvaa 1.6.2003 käyttöön otetun, 28.9.2007 päivitetyn viestintäsuunnitelman ja tulee voimaan tammikuun 1. päivänä 2010.

Kouvolassa joulukuun 28. päivänä 2009

Presidentti Pertti Nieminen

Kansliapäällikkö Anne Hallavainio

Hovioikeuden etusivulle

Päivitetty 31.12.2009