 |
|
|
|
 Rättsväsendet |
|
|
Vuoigatvuohta- lágádus |
|
|
Judicial System |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 Tulosta |
 |
Tuomioistuimet -
Hovioikeudet -
Hovioikeuksien palvelusivuja -
Itä-Suomen hovioikeus -
ViestintäsuunnitelmaItä-Suomen hovioikeuden viestintäsuunnitelma1. JOHDANTO 1. JOHDANTO 1.1 Yleistä viestinnästä Avoimuus on demokraattisen yhteiskunnan keskeinen periaate. Kansalaisten mahdollisuus valvoa julkisen vallan käyttöä ja toteuttaa oikeuksiaan edellyttää tietoja viranomaisten ja muiden julkista valtaa käyttävien toiminnasta. Suomessa julkisuusperiaate on kirjattu perustuslakiin. Julkisen vallan on turvattava perusoikeuksien toteutuminen. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta tuli voimaan 1.12.1999 ja sen tarkoituksena on edistää julkisuusperiaatteen mukaisia tiedonsaantioikeuksia sekä hyvää hallintotapaa. Laki velvoittaa viranomaiset ottamaan julkisuusperiaatteen huomioon toiminnassaan sekä tuottamaan ja jakamaan tietoa. Julkisuuden tehokas toteutuminen edellyttää, että viranomaiset tiedottavat toiminnastaan Viranomaisten tiedottamisvelvollisuus on kirjattu julkisuuslain 20 §:ään. Sen mukaan viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoa palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Laatimisvelvollisuuden tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon, missä määrin viranomaisen toiminnasta on saatavissa tietoja asiakirjojen julkisuuden avulla tai yleisen tilastotuotannon perusteella. Pykälän 2 momentin mukaan viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Pykälän 3 momentissa on säännös viranomaisen toimintaa koskevien tietojen jakelusta. Viranomaisen on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa, yleisissä tietoverkoissa tai muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. Lain perustelujen mukaan viranomaisten, siis myös tuomioistuinten tulee määritellä ulkoisen tiedottamisen periaatteet ja tehdä menettelytavoista tarvittavat päätökset. Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa (370/2007, voimaan 1.10.2007) sisältää yleisöjulkisuutta ja asianosaisjulkisuutta sekä niiden toteuttamista oikeudenkäynnissä koskevat keskeiset säännökset. Lain tavoitteena on lisätä oikeudenkäyntien julkisuutta yleisissä tuomioistuimissa ja samalla myös edistää tiedotusvälineiden mahdollisuuksia hoitaa tehtäväänsä oikeudenkäynnin tosiasiallisen julkisuuden toteuttajina. Oikeudenkäynnin julkisuusperiaate on osa yleistä viranomaisten toiminnan julkisuusperiaatetta. Tällä periaatteella tarkoitetaan sitä, että kenellä tahansa on oikeus ja mahdollisuus saada tieto oikeudenkäynneistä (diaarijulkisuus), käydä seuraamassa tuomioistuimissa järjestettäviä suullisia käsittelyjä (käsittelyjulkisuus), saada tieto tuomioistuimien tekemistä ratkaisuista (ratkaisujulkisuus) ja tutustua oikeudenkäynneissä kertyneisiin asiakirjoihin (asiakirjajulkisuus). Koska oikeudenkäynneissä suullisessa käsittelyssä ei monestikaan ole paikalla ulkopuolista yleisöä, vaikka käsittely järjestetäänkin avoimena ja julkisena, toteutuu oikeudenkäynnin yleisöjulkisuus käytännössä yleensä tiedotusvälineiden kautta. Tässä suhteessa viime aikoina yhä suurempaa merkitystä on saanut tuomioistuimien harjoittama oikeudenkäynneistä tiedottaminen. Tosiasiallinen merkitys oikeudenkäynnin julkisuuden toteutumisessa on myös esimerkiksi sillä, miten avoimesti ja seikkaperäisesti tuomioistuimien ratkaisut perustellaan, miten oikeudenkäyntiin liittyviä asiakirjoja on saatavissa ja järjestetäänkö oikeudenkäynnin kuluessa suullista käsittelyä. Tuomioistuinlaitoksen tehtävänä on saattaa ratkaisujensa kautta yleiseen tietoon laillisuuden ja oikeudenmukaisuuden sisältö. Yhteiskunnan monimutkaistuminen ja oikeudellistuminen edellyttää oikeudellista tietoa tuottavilta viranomaisilta entistä aktiivisempaa tiedottamista. Tuomioistuimen tiedotustoiminnalla tuetaan oikeudenkäynnin julkisuutta ja parannetaan lainkäytön yhtenäisyyttä. Informaatioteknologian kehitys ja tietoverkot antavat mahdollisuuden entistä monipuolisempien menetelmien ja välineiden käyttöön tiedon jakelussa. Tässä viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annetun asetuksen (1030/1999) 8 b §:ssä (380/2002) tarkoitetussa viestintä-suunnitelmassa määritellään ne perusteet, joiden mukaisesti hovioikeus toteuttaa sille laissa säädettyä viestintätehtävää. Viestintäsuunnitelman painopiste on hovioikeuden ulkoisessa viestinnässä. Hovioikeuden sisäisestä viestinnästä suunnitelmassa käsitellään ainoastaan sen keskeisiä periaatteita. Sisäinen viestintä muodostaa kuitenkin perustan ulkoisen viestinnän onnistumiselle. 1.2 Tavoitteet Hovioikeuden tiedottamisen tavoitteena on varmistaa, että julkisuuteen välittyvä tieto on oikeaa ja olennaista. Viestinnän on oltava tehokasta, luotettavaa, ajantasaista ja tasapuolista. Tiedon välittyminen oikeana edellyttää, että ratkaisut ovat selkeitä ja ymmärrettäviä ja riittävästi perusteltuja. Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä, avointa ja ammattitaitoista. Henkilöstön koulutuksella pyritään varmistamaan julkisuus- ja salassapitosäännösten sekä tietosuojalainsäädännön vaatimusten huomioonottaminen viestinnässä. Sisäistä tiedonkulkua, työnkulkua ja tietojärjestelmiä pyritään kehittämään siten, että viestinnän nopeus ja ajantasaisuus turvataan. Yhteyshenkilöiden tavoitettavuuteen tulee erityisesti kiinnittää huomiota. Tuomioistuimen puolueettomuuden sallimissa rajoissa asiakkaille annetaan tietoja ja neuvoja asioiden käsittelystä hovioikeudessa ja asiakkaiden oikeuksista ja velvollisuuksista menettelyn eri vaiheissa. Tavoitteena on hyvä, laadukas ja asiantunteva asiakaspalvelu. Tavoitteen toteutumisesta on vastuussa koko hovioikeuden henkilökunta. Informaatioteknologian kehityksen mukanaan tuomia uusia välineitä ja kanavia pyritään mahdollisimman tehokkaasti hyödyntämään viestinnässä. Tietoverkkojen kautta tapahtuvaa viestintää kehitetään. 1.3 Kohderyhmät Hovioikeuden ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat asianosaiset ja todistajat, asianajajat ja oikeusavustajat, tiedotusvälineet, yksittäiset kansalaiset, yliopistojen tutkijat ja opiskelijat, muut tuomioistuimet sekä täytäntöönpano- ja poliisiviranomaiset. Hovioikeuden sisäisen viestinnän piiriin kuuluu hovioikeuden henkilöstö. 1.4 Sisältö Keskeisintä hovioikeuden ulkoisessa viestinnässä on tiedottaminen yksittäisistä ratkaisuista ja ratkaisukäytännöstä. Lisäksi hovioikeuden tulee pyrkiä lisäämään yleistä tiedottamista toiminnastaan ja organisaatiorakenteestaan, hovioikeusmenettelystä, menettelyuudistuksista ja hallinnollisista asioista. Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla hovioikeuden henkilöstöön kuuluvilla on tiedossaan toiminnan tavoitteiden saavuttamisen ja työn tekemisen kannalta oleellinen tieto. 1.5 Keinot Hovioikeuden yksittäisistä ratkaisuista tiedotetaan asianosaisille annettavilla kappaleilla ja eri viranomaisille lähettävillä jäljennöksillä. Täytäntöönpanoviranomaisille ratkaisuista tiedotetaan TLP-järjestelmän kautta. Vireillä olevaa tai ratkaistua yksittäistä asiaa koskeviin tiedusteluihin vastataan sekä asiakaspalvelussa henkilökohtaisesti että puhelimitse, kirjeitse, telefaxin tai sähköpostin välityksellä. Pyynnöstä annetaan myös jäljennöksiä asiakirjoista ja tuomioista. Yksittäisistä yleistä mielenkiintoa herättävistä ratkaisuista tiedotetaan laatimalla niistä lehdistötiedote tai julkinen seloste tiedotusvälineille. Tiedotusvälineille lähetetään tarpeen mukaan luettelot hovioikeudesta annettavista ratkaisuista ja jäljennöksiä ratkaisuista. Tiedotusvälineille pyritään järjestämään myös tiedotustilaisuuksia hovioikeuden ratkaisukäytännöstä tai yksittäisistä yleistä mielenkiintoa herättävistä ratkaisusta. Oikeuskäytännöstä tiedotetaan Finlexin hovioikeuksien oikeustapaustietokantaan ja hovioikeuden Internet-kotisivuille tallennettavilla ratkaisuilla. Yleisölle ratkaisukäytännöstä välittyy tietoa myös tiedotusvälineiden kautta. Hovioikeuspiirin alioikeuksille, asianajajille ja oikeusavustajille tiedotetaan oikeuskäytännöstä ja merkittävistä ratkaisuista koulutustilaisuuksissa ja hovioikeuspiirin tuomaripäivillä. Alioikeuksille voidaan myös tiedottaa kiertokirjeillä ja mahdollisesti Intranet-verkon kautta merkittävistä ratkaisuista, joita ei ole otettu hovioikeuksien oikeustapaustietokantaan. Selvitetään mahdollisuudet tiedottaa oikeuskäytännöstä oman hovioikeuspiirin sidosryhmille myös Extranet-verkon kautta. Turun ja Joensuun yliopistoille lähetetään tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön jäljennökset hovioikeuden kaikista ratkaisuista ja Helsingin yliopistolle jäljennökset S-diaarin ratkaisuista siltä osin kuin ne ovat julkisia. Yleistä informaatiota hovioikeuden toiminnasta ja organisaatiosta annetaan kansalaisille hovioikeuden Internet-kotisivuilla ja toimintakertomuksessa. Erityisryhmille voidaan hovioikeuden toiminnasta ja toimitiloista tiedottaa hovioikeuteen järjestettävien tutustumis- ja vierailukäyntien yhteydessä. Hovioikeusmenettelyä voidaan tarpeen mukaan esitellä Internet-kotisivuilla sekä yleisötiloissa ja ilmoitustauluilla jaettavilla ohjeilla ja oppailla. Hovioikeuteen saapuneille asianosaisille ja todistajille annetaan henkilökohtaista neuvontaa ja opastusta oikeudenkäyntimenettelystä hovioikeuden pääkäsittelyssä. 2. VIESTINTÄ KÄYTÄNNÖSSÄ JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Asiakaspalvelu Kirjaamo hoitaa asiakaspalvelun ja neuvonnan, vastaa tiedusteluihin ja ohjaa asiakkaat tarvittaessa muille vastuuhenkilöille. Osastokansliat vastaavat heille suoraan tulleisiin tiedusteluihin. Tiedusteluihin voidaan vastata myös kirjeitse, puhelimitse, sähköpostilla tai telefaxilla. Hovioikeudessa pyritään huolehtimaan siitä, että asiakkaita voidaan palvella myös ruotsin kielellä. Asiakaspalvelun joustavuus edellyttää, että kirjaamossa ja puhelinvaihteessa on ajantasainen tieto henkilöiden lomista ja muista poissaoloista. Hallinnon tehtävänä on ilmoittaa poissaolopäätöksistä kirjaamoon ja keskitetysti myönnetyistä vuosilomista ja sairauspoissaoloista puhelinvaihteeseen. Koko henkilökunta on kuitenkin viime kädessä vastuussa omien poissaolojensa tiedottamisesta. Kirjaamo antaa pyynnöstä vireillä olevaa tai ratkaistua yksittäistä ratkaisua koskevia tietoja tiedotusvälineille, asianosaisille ja yksittäisille kansalaisille. Tarvittaessa kirjaamo ohjaa yksittäistä ratkaisua koskevan kyselyn osastokansliaan tai asian esittelijälle tai jäsenelle. Tiedusteluihin vastatessaan esittelijöiden ja jäsenten tulee ottaa huomioon ne rajoitukset, joita neuvottelusalaisuus ja tuomioistuimen riippumattomuus asettavat esimerkiksi asianosaisten kanssa käytäville keskusteluille. Neuvonnassa tulee ottaa huomioon tuomioistuimen palveluperiaatteen mukaisen neuvonnan ja asianajotoiminnan välinen ero. Asian käsittelyvaiheesta annetaan tietoja hovioikeuden asianhallintajärjestelmästä. Hovioikeuden tuomioihin ja asiakirjoihin voi tutustua asiakaspalvelutiloissa henkilökohtaisesti tai tilaamalla niistä jäljennöksiä. Jäljennökset lähetetään pyynnön mukaisesti joko postitse tai telefaxilla. Kirjaamon tulee mahdollisuuksien mukaan varmistua siitä, että asianosaiset saavat tiedon hovioikeuden ratkaisusta ennen kuin se välitetään uutisena tiedotusvälineissä. Kirjaamo lähettää tiedotusvälineille pyynnöstä ratkaisun antamispäivän aamuna luettelot hovioikeudesta sinä päivänä annettavista ratkaisuista ja antaa tietoja yleistä mielenkiintoa herättävien asioiden käsittelyvaiheista. Asiakaspalvelussa tulee erityisesti ottaa huomioon salassapitosäännökset ja tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Asiakaspalveluhenkilöstölle annetaan koulutusta julkisuuslainsäädännön ja henkilötietolain sisällöstä. Ohjausta ja opastusta pääkäsittelyyn saapuville asianosaisille ja todistajille 2.2 Yksittäisestä ratkaisusta tiedottaminen Valmisteluvaiheet Tiedottaminen yksittäisen jutun valmisteluvaiheista tapahtuu osastokanslian ja esittelijöiden toimesta pääkäsittelyn ajankohdasta sopimisen yhteydessä, välitoimikirjeillä ja välipäätöksillä. Välitoimikirjeiden tulee olla riittävän selkeitä siten, että vastaanottaja ymmärtää käsittelyn tarkoituksen ja asemansa siinä. Ratkaisun laatiminen Ratkaisujen perustelujen kirjoittamisen avoimuuteen, selkeyteen, ymmärrettävyyteen ja laatuun kiinnitetään erityistä huomiota. Normiperustelujen syventäminen ja oikeusperiaatteiden kuvaaminen ovat keskeisiä kirjoitustavan uudistamisvaatimuksia. Tuomioiden kirjoitustapa muutetaan yhä enemmän oikeudesta kertovaksi. Tuomioissa käytetään yleiskieltä ja huolehditaan kielen moitteettomuuden vaatimuksesta. Vastuu laatunäkökohtien ja informatiivisuuden vaatimusten huomioimisesta tuomioiden laadinnassa on laamanneilla, jäsenillä ja esittelijöillä. Ratkaisusta tiedottaminen Osastokansliat huolehtivat hovioikeuden ratkaisun tiedottamisesta asianosaisille, avustajille ja täytäntöönpanoviranomaisille ratkaisun antamispäivänä. Esittelijä ja osastonotaari vastaavat ratkaisun tiedoksiannosta yhdessä lainkäyttöasioiden käsikirjan ohjeistusten mukaisesti. Ratkaisun antamisen yhteydessä osastokanslia toimittaa joko kirjamoon noudettavaksi tai lähettää postitse asianosaisten kappaleet ja avustajien ja viranomaisten jäljennökset. Täytäntöönpanoviranomaisille TLP-järjestelmän kautta lähetettävät ilmoitukset vapauttaa kirjaamo ratkaisun antamispäivänä. Hovioikeuden ratkaisuista toimitetaan niitä pyytäneille tiedotusvälineille kopio niiden kanssa sovitussa muodossa. Kun kopio ratkaisusta tai sen osasta annetaan tai lähetetään tiedotusvälineille, siitä ei peritä maksua. 2.3 Hovioikeuden oikeuskäytännöstä tiedottaminen Finlex-ratkaisut Finlex-tietopankin hovioikeuksien oikeustapausrekisterissä ja hovioikeuden Internet-kotisivuilla julkaistaan hovioikeuden ratkaisukäytäntöä kuvaavia ratkaisuja
Ratkaisun julkaisemisesta päättää ratkaisukokoonpano ja viime kädessä presidentti. Informaatikko huolehtii ratkaisun päivittämisestä Finlexiin ja Internet-kotisivuille. Jäljennökset yliopistoille Osastokansliat lähettävät Turun ja Joensuun yliopistoille jäljennökset kaikista hovioikeuden ratkaisuista ja Helsingin yliopistolle S-diaarin ratkaisuista siltä osin kuin ne ovat julkisia. Yliopistojen oikeustapauskokoelmien tarkoituksena on toimia oikeustieteellisen tutkimuksen ja oikeuskirjallisuuden lähdeaineistona julkaisemattomien hovioikeusratkaisujen osalta. Oikeustieteellisten julkaisujen kautta välittyy näin tietoja hovioikeuskäytännöstä ja hovioikeuksissa omaksutuista tulkinnoista myös tiedeyhteisön ulkopuolelle. Julkiset selosteet Oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain 25 §:n mukaan lain 24 §:n 1 momentin nojalla salassa pidettäväksi määrätystä ratkaisusta on laadittava julkinen seloste, jos asia on yhteiskunnallisesti merkittävä tai se on synnyttänyt huomattavaa kiinnostusta julkisuudessa. Julkinen seloste sisältää pääpiirteittäisen selostuksen asiasta ja ratkaisun perusteluista. Erityisen arkaluonteista henkilön yksityiselämään liittyvää rikosta koskeva julkinen seloste on myös julkistettava niin, että asianomistajan henkilöllisyys ei paljastu. Alkuperäinen tuomio voi julkiselta osaltaan käydä selosteesta, jos vain osa sen sisällöstä on salattu. Lehdistötiedotteet Yleistä mielenkiintoa herättäneistä ratkaisuista voidaan myös laatia tiedotusvälineille jaettavaksi lehdistötiedotteita. Tiedotteet voidaan julkaista myös hovioikeuden Internet-kotisivuilla. Tiedote on lyhyt (1-2 -sivuinen) ja vain olennaiset seikat sisältävä selostus asiasta. Tiedotteessa kerrotaan ensin tärkein eli tuomion asiasisältö ja lopputulos. Taustatietoja ja perusteluja kerrotaan mahdollisuuksien mukaan. Tiedotteen tulee olla sellaisenaan julkaisukelpoinen. Tiedote laaditaan siten, että sitä voidaan toimituksissa tarvittaessa lyhentää asiasisällön silti olennaisesti muuttumatta. Tiedotteeseen merkitään, kuka asiasta antaa lisätietoja. Aloitteen tiedotteen laatimisesta tekee ratkaisukokoonpano tai presidentti ja sen laatimisesta vastaa istunnon puheenjohtaja ja esittelijä. Informaatikko auttaa tiedotteen laatimisessa. Lisätietojen antajana toimii yleensä esittelijä. Ennen julkaisemista tiedote toimitetaan presidentille hyväksyttäväksi. Presidentin hyväksymä tiedote jaetaan ratkaisun antamispäivänä tämän viestintäsuunnitelman liitteenä olevassa luettelossa mainituille tiedotusvälineille. Tiedotteen toimittamisesta tiedotusvälineille huolehtii kirjaamo ja sen julkaisemisesta Internet-sivuilla vastaa informaatikko. Ennenkuin tiedote saatetaan julkisuuteen, hovioikeuden ratkaisun antamisesta ilmoitetaan asianosaisille tai heidän asiamiehilleen. Tarvittaessa voidaan asianosaisille ja tiedotusvälineille ilmoittaa ns. ennakkoilmoituksella ratkaisun antopäivää edeltävänä päivänä, että ratkaisu annetaan seuraavana päivänä. Ennakkoilmoituksessa kerrotaan, mihin aikaan ratkaisu on saatavissa hovioikeuden kirjaamosta ja todetaan, että ennakkotieto ei ole julkistettavissa. Päätettäessä ajankohdasta, jolloin ratkaisu on ulkopuolisten tahojen saatavilla, tulee ottaa huomioon, että kirjaamolla on riittävästi aikaa ratkaisusta tiedottamiseen asianosaisille. Kun kyseessä on suurta julkisuutta herättävä ratkaisu, jutun aikataulua koskeviin tiedotusvälineiden kyselyihin voidaan vastata, että antamispäivästä tullaan aikanaan ilmoittamaan etukäteen. Tuomaripäivät ja koulutustilaisuudet Hovioikeuskäytännöstä sekä hovioikeuden kannanotoista ja tulkinnoista oikeuskysymyksiin voidaan tiedottaa hovioikeuden koulutustilaisuuksissa ja hovioikeuspiirin tuomaripäivillä. Tuomaripäiville ja koulutustilaisuuksiin kutsutaan hovioikeuden oman henkilökunnan lisäksi hovioikeuspiirin alioikeustuomareita, syyttäjiä sekä asianajajien ja oikeusavustajien edustajia. Myös tiedotusvälineiden edustajia voidaan kutsua tarpeen mukaan. Tuomaripäivien ja koulutustilaisuuksien järjestämisestä, niissä käsiteltävistä asioista ja osallistujista päättää presidentti. Järjestelyvastuun hoitaa kansliapäällikkö tai presidentin tehtävään määräämä henkilö. 2.4 Tiedottaminen hovioikeuden toiminnasta ja organisaatiosta Internet-kotisivut Kotisivut on laadittu oikeusministeriön kanssa yhteistyössä keskitetyn mallin ja koko hallinnonalan yhteisen julkaisualustan pohjalta. Kotisivuilla tiedotetaan yleisesti hovioikeuden toiminnasta, organisaatiosta, yhteystiedoista ja aukioloajoista. Kotisivujen ylläpidosta ja ajantasaisuudesta vastaa informaatikko. Vuosikertomus Kansliapäällikkö laatii vuosittain hovioikeuden edellisen vuoden toiminnasta vuosikertomuksen. Vuosikertomus toimitetaan hovioikeuden sidosryhmille ja lisäksi yksityisten kansalaisten saataville Internet-kotisivujen kautta. Hallintonotaari vastaa vuosikertomuksen jakelusta sidosryhmille ja informaatikko sen julkaisemisesta Internet-kotisivuilla. Hallinnolliset uutiset Hovioikeuden nimitysasioista sekä muista yleistä mielenkiintoa herättävistä hallinnollisista asioista tiedotetaan lähettämällä näitä asioita koskevat päätökset tiedoksi tiedotusvälineille. Hallinnollisia uutisia voidaan julkaista myös hovioikeuden Internet-kotisivuilla. Tutustumiskäynnit Hovioikeuteen järjestettävien vierailujen ja tutustumiskäyntien yhteydessä voidaan esitellä hovioikeuden toimintaa, organisaatiota ja toimitiloja. Järjestelyistä ja ohjelmasta vastaa kansliapäällikkö tai tehtävään määrätty muu henkilö. Esittelytehtävään määrätyn henkilön tulee valmistautua tilaisuuteen ja suunnitella esiteltävät asiat etukäteen ottamalla huomioon kunkin vierailijaryhmän kokoonpano, erityistarpeet ja kiinnostuksen kohteet. 2.5 Muu viestintä Julkiset keskustelut Hovioikeuden presidentti osallistuu julkisen keskusteluun antamalla haastatteluja tai laatimalla asiantuntijakirjoituksia ajankohtaisista aiheista. Jäsenten ja esittelijöiden on suotavaa asiantuntijoina käsitellä julkisesti esimerkiksi ajankohtaisia ja yleisiä lainsäädäntö- ja lainsovellutuskysymyksiä tai hovioikeuden toimintaan muutoin liittyviä yleisiä kysymyksiä. Oikaisu ja vastine Jos tiedotusvälineen uutisessa jossakin merkityksellisessä jutussa on selvä ja olennainen asiavirhe, voidaan toimittaa oikaisu. Mielipiteitä tai laintulkinnallisia kysymyksiä ei oikaista. Mikäli hovioikeus joutuu tiedotusvälineessä arvostelun kohteeksi voidaan asiasta laatia tiedotusvälineelle vastine. Oikaisun tai vastineen tai niihin verrattavan kirjoituksen laatimisesta päättää presidentti ja se lähetetään sille tiedotusvälineelle, joka on julkaissut virheellisen tiedon tai arvostelun. Jäsenet ja esittelijä eivät anna omia lausuntojaan tai haastatteluja oikaistavassa asiassa. Tiedotustilaisuudet Oikean ja olennaisen tiedon välittymistä julkisuuteen voidaan edesauttaa hovioikeuden ja tiedotusvälineiden välisellä vuorovaikutuksella ja yhteistyöllä. Ajankohtaisista asioista voidaan järjestää säännöllisin väliajoin hovioikeuspiirin alueen tiedotusvälineille yhteisiä keskustelutilaisuuksia. Tiedotustilaisuus voidaan myös järjestää, kun merkittävästä asiasta halutaan kertoa tiedotusvälineille perusteellisesti ja yhtäaikaisesti tai kun jonkin asian taustoja ja yksityiskohtia halutaan selvitellä. Tiedotustilaisuuden järjestämisestä päättää presidentti ja järjestelyistä vastaa kansliapäällikkö. Erityistilanteissa tiedottaminen Erityistilanne tarkoittaa normaalioloissa esiintyvää häiriötilannetta taikka muuta tehostettua viestintää edellyttävää tilannetta, jolloin ihmisten henki, terveys ja omaisuus tai ympäristö on vaarassa tai ihmiset kokevat niiden olevan vaarassa. Tiedon tarve kasvaa ja tiedotusilmapiiri muuttuu nopeasti. Tällainen tilanne on pyrittävä tunnistamaan mahdollisimman pian ja siitä on heti tiedotettava presidentille tai kansliapäällikölle. Presidentti tai hänen estyneenä ollessaan kansliapäällikkö päättää erityistilanteissa tiedottamisen vastuuhenkilöistä ja organisoinnista. Vakavista häiriötilanteista informoidaan välittömästi puhelimella, tekstiviestillä tai muulla luotettavalla tavalla oikeushallinto-osastoa ja oikeusministeriön kansliapäällikköä. Tältä osin hovioikeuden viestintäsuunnitelmaa täydentää oikeusministeriön 15.5.2006 oikeusministeriön ja hallinnonalan tehostetusta viestinnästä normaalioloissa ja häiriötilanteissa antama ohje ja muistilista siitä, miten toimitaan häiriötilanteessa. Muistilista on tämän suunnitelman liitteenä. 3. SISÄINEN VIESTINTÄ Hovioikeuden sisäinen viestintä on toimivan työyhteisön ja hovioikeuden toiminnan onnistumisen perusedellytys ja siten hovioikeuden viestinnän tärkein osaamisalue. Hyvällä sisäisellä viestinnällä voidaan lisätä työmotivaatiota, parantaa henkilökunnan yhteistyötä, varmistaa hovioikeuden tavoitteiden toteutumista, parantaa työilmapiiriä ja rakentaa muutoinkin toimivaa työyhteisökulttuuria. Sisäisen viestinnän toimivuus luo pohjan ulkoisen viestinnän onnistumiselle. Sisäinen viestintä on myös keskeinen hovioikeuden johtamisen väline. Kuten aikaisemmin on todettu, sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla hovioikeuden henkilöstöön kuuluvilla on tiedossaan toiminnan tavoitteiden saavuttamisen ja työn tekemisen kannalta oleellinen tieto. Vastuu sisäisen viestinnän toteuttamisesta ja onnistumisesta on hovioikeuden presidentillä, hovioikeudenlaamanneilla ja kansliapäälliköllä. Sisäiseen viestintään kuuluvat Ensin mainitulla tavoitellaan vuorovaikutusta hovioikeuden johdon ja henkilöstön välille ja henkilöstön keskuuteen, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja me-henkeä. Sisäinen yhteystoiminta pitää sisällään esimerkiksi
Sisäisellä tiedotuksella puolestaan pyritään pitämään henkilöstö hyvin tietoisena ajankohtaisista asioista: hovioikeuden tavoitteista, tavoitteiden toteutumisesta, hovioikeuden toiminnan kehittämisestä, lainsäädäntömuutoksista jne. Sisäinen tiedotus pitää sisällään esimerkiksi
4. VIESTINNÄN VALMIUKSIEN KEHITTÄMINEN Tiedotustyöryhmä seuraa viestinnän tarpeita ja tarvittaessa tarkentaa tai muuttaa viestinnän tavoitteita ja keinoja. Viestintäosaamista kehitetään yhteistyöllä tiedotusvälineiden edustajien kanssa sekä vastuuhenkilöille annettavan koulutuksen avulla. Informaatioteknologian kehittymistä seurataan ja sen mukanaan tuomia uusia välineitä ja menetelmiä pyritään hyödyntämään ja ottamaan käyttöön viestinnässä. Vahvistettu 10.9.1999, tarkistettu 18.6.2003, 11.1.2005, 18.5.2005, 9.6.2006 ja 28.9.2007 Itä-Suomen hovioikeuden viestintäsuunnitelman LIITE 1 TIEDOTUSVÄLINEET Helsingin Sanomat Itä-Suomen hovioikeuden viestintäsuunnitelman LIITE 2 MUISTILISTA: MITEN TOIMITAAN HÄIRIÖTILANTEISSA MUISTILISTA Suunnittelu Yksikön sisäinen tiedonkulku häiriötilanteissa on myös suunniteltava. Myös sidosryhmät on muistettava suunnittelussa. Nopea tunnistaminen Hätätapauksissa on luonnollisesti informoitava välittömästi poliisia, palokuntaa tms. Tilannearvio Ministeriön informointi Suositeltavin yhteydenottotapa on puhelin tai tekstiviesti. Sähköposti saattaa jäädä lukematta virkamatkojen, lomien tms. johdosta. Oikeushallinto-osastolla tiedon vastaanottaja arvioi tilanteen ja neuvottelee harkinnan mukaan edelleen ministerin, kansliapäällikön ja viestintäyksikön kanssa. YHTEYSTIEDOT Oikeushallinto-osasto Tiedottaja Sinikka Koskela-Suo (09) 1606 7542, 040 7300 985 Viestintäyksikkö Viestintäjohtaja Eeva Vallisaari (09) 1606 7606, 050 596 4392 Tiedotussihteeri Pirjo Laiho (09)1606 7607 Ministeriön johto Oikeusministeri Tuija Brax Kansliapäällikkö Tiina Astola Johdon assistentti Maija Haltia, puh. (09) 1606 7503 Ajan tasalla olevat yhteystiedot ovat oikeusministeriön verkkosivulla www.om.fi/336.htm. Päivitetty 2.10.2007 |
|
|
|
|
