Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Oikeuslaitoksen virastoissa on virastosähköpostit, joiden osoitteet löytyvät yhteystiedoista. Virastosähköpostista lähettäjä saa automaattisen kuittauksen lähetyksen vastaanottamisesta.

Liitetiedostojen käyttö ei ole suositeltavaa. Asiakirjan sisältö tulisi sisällyttää sähköpostin varsinaiseen viestiosaan.

Jos asiakirja välttämättä halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa johonkin tekstinkäsittelyohjelmasta tai muusta työkaluohjelmasta riippumattomaan muotoon. Hyväksyttäviä tallennusmuotoja ovat

• ASCII-tekstitiedostot (ISO 8859-1 Latin 1 -merkistöllä) ja
• HTML-tiedostot.

Virastot voivat käsitellä myös ISO-standardoituja PDF- ja ODF-tallennusmuotoja (pdf-, odt- ja ods-tiedostot). Microsoft-ohjelmien tiedostomuodoista suositellaan vanhempien doc- ja xls-tiedostomuotojen käyttöä, jos em. standardoitujen tiedostomuotojen käyttö ei ole mahdollista. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostoissa muita tallennusmuotoja, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa virastossa käytössä olevilla ohjelmilla.

Liitetiedostot, jotka ovat muotoa bat, cmd, com, cpl, emf, exe, pif, rar, scr, vbs tai wmf, suodattuvat pois tietoturvasyistä. Sähköpostiviestin koko liitetiedostoineen voi olla enintään 20 megatavua.

Päivitetty 20.2.2013