Oikeuslaitos - Asiointi oikeuslaitoksen virastoissa

Oikeuslaitoksen virastoissa voi asioida niiden aukioloaikana kello 8.00 – 16.15. Yhteystiedoissa on ilmoitettu postiosoitteen lisäksi käyntiosoite, puhelinnumero, telekopionumero sekä sähköpostiosoite. Käytettävissä olevaan asiointitapaan vaikuttaa asioinnin tarkoitus sekä se, mikä virasto on kysymyksessä.

Yleisimmät asiointitavat ovat edelleen henkilökohtainen käynti virastossa ja asiakirjojen lähettäminen postissa. Tiedusteluja ja mm. asiakirjatilauksia voi tehdä kaikkiin virastoihin myös puhelimella, telekopiolla ja sähköpostilla. Oikeusaputoimistoon tulee varata aika etukäteen.

Asiakirjojen toimittaminen virastoon

Asiakirjoja voi toimittaa virastoon joko viemällä ne henkilökohtaisesti, asiamiestä tai lähettiä käyttäen tai lähettämällä ne postissa. Asiamiehellä tulee olla valtakirja. Monissa tapauksissa käynti on suositeltavaa sen vuoksi, että hakemusta esimerkiksi käräjäoikeudessa tai oikeusaputoimistossa vastaanotettaessa hakemus liitteineen voidaan alustavasti tutkia ja mahdollisesti havaittavista puutteista ilmoittaa heti hakemuksen esittäjälle. Tällöin ei ole tarpeen pyytää kirjallisesti tai puhelimella hakemuksen täydentämistä. Verojen ja muiden ilman tuomiota tai päätöstä perittävien maksujen ulosoton hakemisessa velkoja ei saa käyttää asiamiestä.

Asiakirjojen lähettäminen postissa tapahtuu lähettäjän vastuulla. Jos asiakirja on toimitettava virastoon tietyssä määräajassa (esimerkiksi muutoksenhakukirjelmä), on postin käyttämisessä muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä virastossa viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Oikeudenkäyntiasiakirjojen toimittaminen sähköisesti tuomioistuimelle

Haastehakemus, vastaus ja muu oikeudenkäyntiasiakirja saadaan toimittaa tuomioistuimelle tai asiakirjan vastaanottajaksi määrätylle henkilölle edellä mainittujen perinteisten tapojen lisäksi myös lähettämällä se telekopiona tai sähköpostina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset sähköisestä viranomaisasioinnista annetussa laissa (13/2003).

On tärkeää huomata, että tätä lakia sovelletaan helmikuun 2003 alusta kaikkiin tuomioistuimiin eli yleisiin tuomioistuimiin, hallintotuomioistuimiin ja erityistuomioistuimiin. Lakia sovelletaan lisäksi muihin lainkäyttöelimiin, kuten vakuutusoikeuden alaisiin muutoksenhakulautakuntiin.

Telekopiona tai sähköpostina lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä lainkäyttöviranomaiselle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä.

Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos viranomainen pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Sähköisesti saapunutta asiakirjaa ei uuden lain mukaan tarvitse täydentää vain allekirjoituksen saamiseksi, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiassa ole muutoin syytä epäillä lähettäjän henkilöllisyyttä tai sitä, että viestin sisältö on muuttunut sähköisen asiointitapahtuman aikana.

Jos viranomaisen käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköinen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Oikeuslaitoksen virastoissa on virastosähköpostit, joiden osoitteet löytyvät yhteystiedoista. Virastosähköpostista lähettäjä saa automaattisen kuittauksen lähetyksen vastaanottamisesta.

Liitetiedostojen käyttö ei ole suositeltavaa. Asiakirjan sisältö tulisi sisällyttää sähköpostin varsinaiseen viestiosaan.

Jos asiakirja välttämättä halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa johonkin tekstinkäsittelyohjelmasta tai muusta työkaluohjelmasta riippumattomaan muotoon. Hyväksyttäviä tallennusmuotoja ovat

Virastot voivat käsitellä myös PDF-tallennusmuotoa (Adobe Reader -ohjelman versio 7 tai vanhempi) ja yleistä RTF-tallennusmuotoa. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja on luettavissa virastossa käytössä olevilla ohjelmilla.

Liitetiedostot, jotka ovat bat-, cmd-, com-, cpl-, emf-, exe-, mp3-, pif-, scr-, vbs-, wmf -muodossa, suodattuvat pois.

Sähköinen hakemus

Tietyt hakemukset voidaan tehdä myös sähköisesti viraston käytössä olevaan tietojärjestelmään. Tällaisia ovat riita-asian haastehakemus käräjäoikeudelle sekä ulosottohakemus. Lisätietoja sähköisestä hakemuksesta on käräjäoikeuksien ja ulosoton sivuilla.

1.3.2010 lähtien kansalainen tai hänen avustajansa voi hakea oikeusapua sähköisesti. Sähköinen asiointi otetaan käyttöön palkkiovaatimusten ja palkkioiden määräämisen sekä puolustajan määräämisen osalta 15.9.2010. Sähköinen asiointipalvelu on käytettävissä sivustolla www.oikeus.fi kohdasta Asiointipalvelut tai suoraan osoitteesta asiointi.oikeus.fi.

Tietojen julkisuus ja tiedon löytäminen

Viranomaisten asiakirjat ja niiden tiedot ovat julkisia, elleivät ne lain mukaan ole salassa pidettäviä. Tyypillinen esimerkki salassa pidettävästä asiakirjasta on sellainen, joka sisältää tietoja toisen henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta tai hänen saamastaan sosiaalihuollon palvelusta. Jos salassa pidettävä asiakirja on välttämätön pyytäjän oman asian käsittelyä varten, hänellä on mahdollisuus sen saamiseen.

Asiakirjaa pyydetään siltä viranomaiselta, joka käsittelee tai on käsitellyt asian. Tuomioistuimesta sekä ulosotto- ja syyttäjäviranomaisesta asiakirja löytyy henkilön nimen perusteella. Oikeusaputoimistosta ei anneta oikeusavun hakijan tai saajan nimeä kysyjälle. Viranomaiset auttavat tiedon pyytäjää eri hakemistojen avulla löytämään asian, johon asiakirja liittyy.

Asiakirjan löydyttyä viranomainen tutkii, voidaanko se antaa vai onko se pidettävä salassa. Tästä ratkaisusta voi valittaa.