Mahdollisuudet sähköiseen asiointiin vakuutusoikeudessa

Vakuutusoikeudessa sovelletaan soveltuvin osin lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan esimerkiksi mahdollisuutta toimittaa vireillä olevaan asiaan lisäselvitystä tai muutoin ottaa yhteyttä vakuutusoikeuteen telekopiota ja sähköpostia käyttäen. Muita sähköisiä asiointimuotoja ei toistaiseksi ole mahdollista käyttää vakuutusoikeudessa asioitaessa. Myöskään vakuutusoikeuden päätöksiä ei anneta tiedoksi sähköisessä muodossa.

Sähköpostin ja telekopion lähettäminen

Vakuutusoikeuden telekopionumero on 029 564 3100 ja sähköpostiosoite on vakuutusoikeus(at)oikeus.fi. Lähetettäessä sähköpostia (at)-merkintä korvataan @-merkillä. Kun vakuutusoikeudelle toimitetaan selvitystä sähköpostitse, on ehdottomasti käytettävä edellä mainittua sähköpostiosoitetta. Tällöin lähettäjä saa sähköpostitse ilmoituksen sähköpostiviestin saapumisesta vakuutusoikeudelle.

Henkilökohtaisia virkasähköpostiosoitteita ei tule käyttää

Vakuutusoikeudessa työskentelevien virkamiesten henkilökohtaisia virkasähköpostiosoitteita ei ole tarkoitettu muutoksenhakijoiden käyttöön eikä selvitystä tule missään tilanteessa toimittaa tällaiseen sähköpostiosoitteeseen. Koska virkamiehen henkilökohtaisen sähköpostin sisältö kuuluu virkamiehen yksityiselämän suojan piiriin, on erilaisten poissaolotilanteiden johdosta mahdollista, ettei virkamiehen henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen saapunut selvitys tule lainkaan huomioon otetuksi vakuutusoikeuden ratkaistessa kyseessä olevaa asiaa.

Asiointi sosiaalisen median kautta ei ole mahdollista

Vakuutusoikeus ja sen palveluksessa olevat virkamiehet eivät käytä sosiaalisen median välineitä, kuten Facebookia virkatehtävien hoitamisessa. Asiointi vakuutusoikeudessa ei ole mahdollista sosiaalisen median välineitä käyttäen.

Vastuu sähköpostiviestin saapumisesta sekä vastaanottokuittaukset

Sähköpostiosoitteeseen vakuutusoikeus(at)oikeus.fi toimitettu selvitys kirjataan saapuneeksi ja selvityksen lähettäjälle toimitetaan sähköpostitse vastaanottokuittaus. Jos lähettäjä ei viimeistään sähköpostiviestin lähettämistä seuraavana arkipäivänä ole saanut sähköpostiinsa vastaanottokuittausta, lähettäjän tulee lähettää sähköpostiviesti uudelleen tai varmistaa vakuutusoikeudelta esimerkiksi puhelimitse, että sähköpostiviesti on saapunut vakuutusoikeudelle. Selvityksen toimittaminen sähköpostitse tapahtuu aina lähettäjän omalla vastuulla. Ainoastaan vakuutusoikeudesta lähetetty vastaanottokuittaus on luotettava osoitus sähköpostiviestin saapumisesta vakuutusoikeudelle. Muutoksenhakijan käyttämän sähköpostiohjelman vastaanottokuittaustoiminnon välityksellä saatu ilmoitus ei sen sijaan ole luotettava osoitus viestin saapumisesta vakuutusoikeudelle.

Sähköpostiviestin sisältöä koskevia suosituksia

Vakuutusoikeus suosittelee, että sähköpostitse toimitettavan lisäselvityksen sisältö ilmenisi sähköpostiviestin tekstiosasta. Selvityksen toimittamista liitetiedostona ei suositella. Vakuutusoikeus kiinnittää muutoksenhakijoiden huomiota sähköpostiliikenteessä esiintyviin tietoturvaongelmiin. Sähköpostitse ei tulisi toimittaa salassa pidettäviä tai muutoin arkaluontoisia tietoja sisältävää selvitystä. Esimerkiksi terveydentilaa ja taloudellista asemaa koskevia tietoja tai henkilötunnuksia sisältävää selvitystä ei suositella toimitettavaksi sähköpostitse.

Hyväksyttävät liitetiedostomuodot

Jos selvitystä kuitenkin toimitetaan liitetiedostona, tulee lähettävän tiedoston olla muodoltaan doc, html, lwp, pdf, rtf, txt tai ASCII-tekstitiedosto (ISO 8859-1
Latin 1 -merkistöllä). Jos selvitystä toimitetaan muussa tiedostomuodossa olevana liitetiedostona, ei asiakirjan luettavuutta vakuutusoikeuden käytössä olevilla ohjelmistoilla voida taata.

Tiedostomuodot, joita ei lainkaan vastaanoteta liitetiedostoina

Vakuutusoikeus ei tietoturvallisuussyiden vuoksi lainkaan vastaanota bat-, cmd-, com-, cpl-, emf-, exe-, mp3-, pif-, scr-, vbs- eikä wmf -muotoisia liitetiedostoja.

Verkkosivuja ei avata linkin tai kirjallisen viittauksen johdosta

Oikeudenkäyntiasiakirjoiksi toimitettavien selvitysten tulee olla asiakirjoina selkeitä ja eheitä. Esimerkiksi verkkosivujen sisältöä ei muutoksenhakijan tekemän kirjallisen viittauksen tai sähköpostitse toimittaman linkin perusteella katsota vakuutusoikeudelle toimitetuiksi oikeudenkäyntiasiakirjoiksi. Vakuutusoikeus ei tämän vuoksi avaa verkkosivuja muutoksenhakijan tekemän viittauksen johdosta. Jos muutoksenhakija haluaa asiansa lisäselvityksenä viitata joihinkin verkkosivuihin, tulee niiden sisältö toimittaa vakuutusoikeudelle tulosteina.

Linkkejä ja lisätietoja:

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
Finlex-säädöstietopankki, oikeusministeriö

Asiointi oikeuslaitoksen virastoissa
Lisätietoa sähköisestä asioinnista.
Oikeuslaitoksen verkkosivut

Päivitetty 8.2.2012