Henkilötietojen käsittely
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta käsittelee rekisterinpitäjänä henkilötietoja. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saatte alla olevista tietosuojaselosteista ja oikeudenkäyntiavustajalautakunnasta.
Katso myös asiakirjajulkisuus.
Toimivaltaamme kuuluvien asioiden käsittely
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
0295 666 958 ja 0295 666 957
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava.oev@oikeus.fi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta käsittelee henkilötietoja luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista annetussa laissa (715/2011) säädettyjen tehtäviensä hoitamiseksi. Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta tarvitsee luvan hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan henkilötiedot henkilön tunnistamiseksi, säädettyjen lupaedellytysten tarkistamiseksi sekä oikeudenkäyntiavustajalautakunnalle säädetyn valvonnan suorittamiseksi. Lisäksi yhteystietoja tarvitaan yhteydenpitoa ja laskutusta varten.
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta käsittelee henkilötietoja luvan hakijoista, luvan saaneista oikeudenkäyntiavustajista ja valvonta-asioissa myös kantelijoista. Jos hakijalla, luvan saaneella oikeudenkäyntiavustajalla tai kantelijalla on oikeudellinen avustaja, käsitellään myös hänen henkilötietojaan.
Asianhallintajärjestelmään kirjataan hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan
- identiteettitiedot (nimi ja henkilötunnus)
- yhteystiedot (mahdollinen yhteystietojen luovutuskielto tai turvakielto)
- sukupuoli
- asiointikieli.
Kantelijasta asianhallintajärjestelmään kirjataan nimi ja yhteystiedot.
Jos hakijalla, luvan saaneella oikeudenkäyntiavustajalla tai kantelijalla on oikeudellinen avustaja, hänestä kirjataan nimi ja yhteystiedot.
Julkiseen oikeudenkäyntiavustajaluetteloon kirjataan luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan nimi, paikkakunta ja tieto luvan myöntämisen päivämäärästä.
Asian luonteesta riippuen oikeudenkäyntiavustajalautakunta voi käsitellä hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan rikostuomioihin, taloudelliseen asemaan, terveydentilaan sekä muihin kelpoisuusedellytysten arviointiin liittyviä tietoja. Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn oikeusperusteena on tietosuojalain (1050/2018) 6 §:n 1 momentin 2 kohta.
Henkilötiedot saadaan pääosin asiaan osallisilta itseltään. Hakijan ja luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan henkilötietoja voidaan saada myös toiselta viranomaiselta tai muulta taholta.
Tavanomaisia tietolähteitä ovat:
- Oikeusrekisterikeskus
- Tuomioistuimet
- Ulosottoviranomaiset
- Suomen Asianajajat ja sen yhteydessä toimiva riippumaton valvontalautakunta.
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnan ratkaisu lähetetään kaikille asianosaisille. Luvan peruuttamisasioissa ratkaisu lähetetään myös oikeuskanslerille ja valvonta-asioissa valvontalautakunnalle sekä oikeuskanslerille.
Vastaanottajat, joille henkilötietoja kohtalaisen säännönmukaisesti luovutetaan:
- IT-palveluita oikeudenkäyntiavustajalautakunnalle tuottavat palveluntarjoajat
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet (laskutusta varten)
- Oikeushallinnon erityisviranomaiset -viraston hallintopalveluyksikkö (Suomen Asianajajille tehtävää valvontamaksujen tilittämistä varten)
- Yleiset tuomioistuimet, yleiset hallintotuomioistuimet, työtuomioistuin, markkinaoikeus ja valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirien toimistot (ilmoitus luvan peruuttamisesta).
Säännöllisin väliajoin viranomaiset kuten tuomioistuimet pyytävät luvan saaneiden oikeuden-käyntiavustajien nimi- ja yhteystietoja koulutustilaisuuksista ja muista ajankohtaisista avustajien ammattitoimintaan liittyvistä asioista tiedottamista varten. Halutessaan luvan saanut oikeudenkäyntiavustaja voi antaa kirjallisen suostumuksensa sille, että oikeudenkäyntiavustajalautakunta voi luovuttaa hänen nimi- ja yhteystietonsa viranomaisille näitä tarkoituksia varten. Avustajalla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus ilmoittamalla siitä kirjallisesti lautakunnalle.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
Tieto luvan saaneen oikeudenkäyntiavustajan nimestä, paikkakunnasta ja luvan myöntämisen päivämäärästä on julkinen. Nämä tiedot merkitään oikeudenkäyntiavustajalautakunnan pitämään julkiseen luetteloon, josta tiedot ovat ajantasaisesti kaikkien saatavilla yksilöidyn nimihaun perusteella. Luettelo löytyy oikeudenkäyntiavustajalautakunnan internet-sivuilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Tiedot säilytetään oikeudenkäyntiavustajalautakunnan sähköisessä asianhallintajärjestelmässä lautakunnan tiedonhallintasuunnitelman ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tietojen ja asiakirjojen säilytysajat ovat pääsääntöisesti 2–10 vuotta asian ratkaisusta lukien.
Osa asiakirjoista on pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston erillisellä päätöksellä.
Voit pyytää oikeudenkäyntiavustajalautakuntaa toteuttamaan seuraavat tietosuojaoikeutesi.
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
Oikeus oikaista tietoja
Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
- sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnassa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Oikeudenkäyntiavustajalautakunta ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679).
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön perustuvista oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: Tunne oikeutesi.
Henkilötietojen käsittely työnhakuprosessissa
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta
Unioninkatu 16, 00130 Helsinki
0295 666 958 ja 0295 666 957
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava.oev@oikeus.fi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointien hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Viranomaisena oikeudenkäyntiavustajalautakunta noudattaa hallinnon yleislakeja kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).
Rekisteröityjen ryhmän muodostaa työnhakijat, jotka ovat jättäneet työhakemuksensa Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Mikäli työnhakija toimittaa hakemuksensa avoinna olevaan tehtävään paperilla tai sähköpostitse suoraan oikeudenkäyntiavustajalautakunnalle, tarvittavat tiedot viedään lautakunnan toimesta Valtiolle.fi-järjestelmään sähköisen käsittelyn toteuttamiseksi.
Yksilöintitietoina työnhakijasta talletetaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, juridinen sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli sekä muu mahdollinen yksilöintitieto.
Lisäksi työnhakijasta talletetaan hänen hakemuksessaan esittämänsä tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten nimikirja tai ansioluettelo sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.
Henkilötietoja käsittelevät oikeudenkäyntiavustajalautakunnan virkahenkilöt, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.
Lisäksi henkilötietoja käsittelee Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, jonka kanssa oikeudenkäyntiavustajalautakunta toimii tältä osin yhteisrekisterinpitäjänä. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa (179/2019). Oikeudenkäyntiavustajalautakunta vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä muun muassa tietojärjestelmien käytettävyydestä sekä tietojen eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta ja säilyttämisestä.
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta vie kaikki saapuneet hakemukset HILDA-asianhallintajärjestelmään, jonka toimittajana toimii Fujitsu Finland Oy.
Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta vastaa Grade Solutions Oy.
Tiedot työnhakijasta ja hänen toimittamansa asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.
Virkaan tai tehtävään valittavasta henkilöstä voidaan tehdä hakijan suostumuksella henkilöturvallisuusselvitys, jolloin hänen henkilötietojaan luovutetaan Suojelupoliisille selvityksen tekemistä varten.
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.
Oikeudenkäyntiavustajalautakunta säilyttää rekrytointiprosessiin liittyviä asiakirjoja sähköisessä asianhallintajärjestelmässä tiedonhallintasuunnitelman sekä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan, käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika sen sijaan riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta käsittelyn päättymispäivästä. Osa asiakirjoista on pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston erillisellä päätöksellä
Materiaalin arkistoinnissa noudatetaan arkistolakia (831/1994) ja materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).
Voit pyytää oikeudenkäyntiavustajalautakuntaa toteuttamaan seuraavat tietosuojaoikeutesi.
Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.
Oikeus oikaista tietoja
Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
- sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Oikeudenkäyntiavustajalautakunnassa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Oikeudenkäyntiavustajalautakunta ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679).
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön perustuvista oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: Tunne oikeutesi.