Behandling av personuppgifter
I egenskap av registeransvarig behandlar rättegångsbiträdesnämnden personuppgifter. Ytterligare uppgifter om behandlingen av personuppgifter finns i underliggande registerbeskrivning och hos nämnden.
Se även handlingsoffentlighet
Behandling av ärenden som hör till vår behörighet
Rättegångsbiträdesnämnden
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
0295 666 958 och 0295 666 957
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Dataskyddsombud: tietosuojavastaava.oev@oikeus.fi
Rättegångsbiträdesnämnden behandlar personuppgifter för att sköta sina uppgifter som föreskrivs i lagen om rättegångsbiträden med tillstånd (715/2011). Syftet med användningen av uppgifterna är att behandla inledda ärenden på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Den rättsliga grunden för behandlingen är artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (behandlingen är nödvändig för att fullgöra fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige).
Rättegångsbiträdesnämnden behöver personuppgifterna för den som sökt tillstånd och för rättegångsbiträdet med tillstånd för att identifiera personen, kontrollera de föreskrivna tillståndsvillkoren samt för att utföra den tillsyn som ålagts rättegångsbiträdesnämnden. Dessutom behövs kontaktuppgifterna för kontakt och fakturering.
Rättegångsbiträdesnämnden behandlar personuppgifter om tillståndssökande, rättegångsbiträden med tillstånd och i tillsynsärenden även om klagande. Om sökanden, rättegångsbiträdet med tillstånd eller klaganden har ett juridiskt biträde, behandlas även dennes personuppgifter.
I ärendehanteringssystemet registreras följande uppgifter om sökanden och rättegångsbiträdet med tillstånd:
- identitetsuppgifter (namn och personbeteckning)
- kontaktuppgifter (eventuellt förbud mot utlämnande av kontaktuppgifter eller spärrmarkering)
- kön
- kontaktspråk.
Beträffande klaganden införs namn och kontaktuppgifter i ärendehanteringssystemet.
Om sökanden, rättegångsbiträdet med tillstånd eller klaganden har ett juridiskt biträde, införs dennes namn och kontaktuppgifter.
I det offentliga registret över rättegångsbiträden införs namnet på rättegångsbiträdet med tillstånd, orten och datumet då tillståndet beviljats.
Beroende på ärendets art kan rättegångsbiträdesnämnden beträffande sökanden och ett rättegångsbiträde med tillstånd behandla uppgifter som hänför sig till brottmålsdomar, ekonomisk ställning, hälsotillstånd och andra uppgifter som gäller bedömning av behörighetsvillkoren. Den rättsliga grunden för behandling av särskilda kategorier av personuppgifter är 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).
Personuppgifterna fås i huvudsak av parterna i ärendet. Personuppgifter om sökanden och ett rättegångsbiträde med tillstånd kan också fås av en annan myndighet eller någon annan instans.
Vanliga källor är:
- Rättsregistercentralen
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
- Domstolarna
- Utsökningsmyndigheterna
- Finlands Advokater och den oberoende tillsynsnämnden som verkar i anslutning till denna organisation.
Rättegångsbiträdesnämndens avgörande skickas till alla parter. I ärenden som gäller återkallande av tillstånd skickas avgörandet också till justitiekanslern och i tillsynsärenden till tillsynsnämnden och justitiekanslern.
Mottagare till vilka personuppgifter lämnas ut relativt regelbundet:
- Tjänsteleverantörer som producerar IT-tjänster för rättegångsbiträdesnämnden
- Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet (för fakturering)
- Enheten för administrativa tjänster vid ämbetsverket Specialmyndigheterna inom justitieförvaltningen (för redovisning av tillsynsavgifter till Finlands Advokater)
- De allmänna domstolarna, de allmänna förvaltningsdomstolarna, arbetsdomstolen, marknadsdomstolen och statens rättshjälps- och intressebevakningsdistriktsbyråer (anmälan om återkallande av tillstånd).
Myndigheterna, till exempel domstolarna, begär med regelbundna mellanrum namn- och kontaktuppgifter för rättegångsbiträden med tillstånd för att kunna skicka information om kurser och annat aktuellt som gäller biträdenas yrkesverksamhet. Ett rättegångsbiträde med tillstånd kan välja att ge sitt skriftliga samtycke till att rättegångsbiträdesnämnden får lämna ut biträdets namn- och kontaktuppgifter till myndigheterna för dessa ändamål. Biträdet har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke genom att skriftligt meddela detta till nämnden.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring och opinions- eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för detta ändamål.
Namnet på ett rättegångsbiträde med tillstånd, orten och datumet då tillståndet beviljats är offentliga uppgifter. Dessa uppgifter införs i rättegångsbiträdesnämndens offentliga förteckning där de uppdaterade uppgifterna är tillgängliga för alla utifrån en specificerad namnsökning. Förteckningen finns på rättegångsbiträdesnämndens webbplats.
Dessutom kan personuppgifter lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Personuppgifter överförs inte till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till internationella organisationer.
Uppgifterna lagras i rättegångsbiträdesnämndens elektroniska ärendehanteringssystem i enlighet med nämndens informationshanteringsplan och arkivbildningsplan. Lagringstiderna för uppgifter och handlingar är i regel 2–10 år från det att ärendet avgjorts.
En del av handlingarna ska lagras permanent genom ett separat beslut av Riksarkivet.
Du kan begära att rättegångsbiträdesnämnden tillgodoser dina följande dataskyddsrättigheter.
Rätt till information om behandlingen av personuppgifter
Du har rätt att få veta för vilka syften och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter.
Rätt till insyn
Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter som gäller dig. Om vi gör det har du rätt att få en kopia av dessa uppgifter, om vi inte har en lagenlig grund att neka dig denna rätt.
Rätt till rättelse av uppgifter
Om de personuppgifter om dig som vi behandlar är felaktiga kan du begära att vi rättar dem. Om vi rättar uppgifterna utifrån din begäran är vi skyldiga att i den mån det är möjligt meddela rättelsen till alla som uppgifterna tidigare lämnats ut till.
Rätt till begränsning av behandlingen av uppgifter
Om du anser att de uppgifter om dig som vi behandlar är felaktiga eller att de behandlas lagstridigt kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
Då kan vi behandla dina uppgifter endast
- med ditt samtycke
- om vi behöver uppgifter för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt yrkande
- för det allmänna bästa, eller
- för att skydda en annan persons rättigheter.
Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att i den mån det är möjligt meddela begränsningen till alla som uppgifterna tidigare lämnats ut till.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Rättegångsbiträdesnämnden fattar inte beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande. Rättegångsbiträdesnämnden gör ingen profilering utifrån de personuppgifter som den behandlar.
Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten
Du har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679).
I Finland övervakar dataombudsmannen att dataskyddslagstiftningen följs.
Mer information om dina rättigheter som grundar sig på dataskyddslagstiftningen finns på dataombudsmannens byrås webbplats: Känn till dina rättigheter.
Behandling av personuppgifter i arbetssökningsprocessen
Rättegångsbiträdesnämnden
Unionsgatan 16, 00130 Helsingfors
0295 666 958 och 0295 666 957
oikeudenkayntiavustajaltk@oikeus.fi
Dataskyddsombud: tietosuojavastaava.oev@oikeus.fi
Rättegångsbiträdesnämnden behandlar arbetssökandenas personuppgifter i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen för att fullgöra en statlig arbetsgivares lagstadgade rättigheter och skyldigheter. I registret lagras och behandlas personuppgifter som behövs för att sköta rekryteringar.
Vid behandlingen av personuppgifter följs statstjänstemannalagen (750/1994) och -förordningen (971/1994) samt lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004). I egenskap av myndighet följer rättegångsbiträdesnämnden de allmänna förvaltningslagarna såsom förvaltningslagen (434/2003), dataskyddslagen (1050/2018) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
Gruppen av registrerade utgörs av arbetssökande som har lämnat in sin arbetsansökan via systemet Valtiolle.fi. Om arbetssökanden lämnar in sin ansökan till en ledig uppgift på papper eller per e-post direkt till rättegångsbiträdesnämnden, för nämnden in de nödvändiga uppgifterna i systemet Valtiolle.fi för elektronisk behandling.
Som identifieringsuppgifter om arbetssökanden sparas den registrerades namn, adress, telefonnummer, e-postadress, juridiska kön, födelsetid, modersmål samt andra eventuella identifieringsuppgifter.
Dessutom sparas de uppgifter som arbetssökanden meddelat om sig själv i ansökan, till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, språkkunskaper samt andra nödvändiga uppgifter som gäller arbetssökningen och tjänstetillsättningen, till exempel matrikel eller meritförteckning och kontaktuppgifter till eventuella referenser.
Personuppgifterna behandlas av de tjänstemän vid rättegångsbiträdesnämnden som inom ramen för sina arbetsuppgifter sköter rekryteringar.
Dessutom behandlas personuppgifterna av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet, som till denna del är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med rättegångsbiträdesnämnden. Det gemensamma personuppgiftsansvaret fastställs i lagen om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (179/2019). Rättegångsbiträdesnämnden sköter den personuppgiftsansvariges ansvar, till exempel att informera sökanden och är kontaktpunkt när sökanden vill utnyttja sina rättigheter (till exempel kontrollera vilka uppgifter som har sparats om sökanden). Servicecentret ansvarar för det tekniska genomförandet av de informationssystem som behövs för att producera uppgifterna och tjänsterna samt bland annat för informationssystemens användbarhet och för uppgifternas integritet, oföränderlighet, skydd och lagring.
Rättegångsbiträdesnämnden för alla inkomna ansökningar till ärendehanteringssystemet HILDA som levereras av Fujitsu Finland Oy.
Stöd- och underhållstjänster för systemet Valtiolle.fi tillhandahålls av Grade Solutions Oy.
Uppgifterna om arbetssökanden och de handlingar som arbetssökanden lämnat in är i regel offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. Uppgifter kan lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).
En säkerhetsutredning av person kan med sökandens samtycke göras av den som väljs till en tjänst eller uppgift. Personens personuppgifter lämnas då ut till Skyddspolisen som gör utredningen.
Uppgifter lämnas inte ut och överförs inte till tredjeländer eller internationella organisationer.
Ansökningar som gäller rekryteringar lagras i systemet Valtiolle.fi i två år efter att rekryteringsprocessen avslutats.
Rättegångsbiträdesnämnden lagrar handlingar som gäller rekryteringsprocessen i det elektroniska ärendehanteringssystemet i enlighet med informationshanteringsplanen och arkivbildningsplanen. Uppgifter som är nödvändiga för behandlingen av ärendet lagras åtminstone under hela behandlingen. Hur länge de lagras efter att behandlingen avslutats beror däremot på uppgifterna och användningssyftet. Handlingar lagras i regel i tio år från den dag då behandlingen avslutats. En del av handlingarna ska lagras permanent genom ett separat beslut av Riksarkivet.
Vid arkiveringen av material följs arkivlagen (831/1994) och vid behandlingen av materialet beaktas lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).
Du kan begära att rättegångsbiträdesnämnden tillgodoser dina följande dataskyddsrättigheter.
Rätt till information om behandlingen av personuppgifter
Du har rätt att få veta för vilka syften och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter.
Rätt till insyn
Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter som gäller dig. Om vi gör det har du rätt att få en kopia av dessa uppgifter, om vi inte har en lagenlig grund att neka dig denna rätt.
Rätt till rättelse av uppgifter
Om de personuppgifter om dig som vi behandlar är felaktiga kan du begära att vi rättar dem. Om vi rättar uppgifterna utifrån din begäran är vi skyldiga att i den mån det är möjligt meddela rättelsen till alla som uppgifterna tidigare lämnats ut till.
Rätt till begränsning av behandlingen av uppgifter
Om du anser att de uppgifter om dig som vi behandlar är felaktiga eller att de behandlas lagstridigt kan du begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter.
Då kan vi behandla dina uppgifter endast
- med ditt samtycke
- om vi behöver uppgifter för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt yrkande
- för det allmänna bästa, eller
- för att skydda en annan persons rättigheter.
Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att i den mån det är möjligt meddela begränsningen till alla som uppgifterna tidigare lämnats ut till.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Rättegångsbiträdesnämnden fattar inte beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande. Rättegångsbiträdesnämnden gör ingen profilering utifrån de personuppgifter som den behandlar.
Rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten
Du har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679).
I Finland övervakar dataombudsmannen att dataskyddslagstiftningen följs.
Mer information om dina rättigheter som grundar sig på dataskyddslagstiftningen finns på dataombudsmannens byrås webbplats: Känn till dina rättigheter.